pal, au paiement des intérêts ou d'autres frais. plaide en faveur d'une approche ouverte et flexible de la gestion de l'information. Nombre d'institutions cessent d'enregistrer les revenus accumulés au titre des intérêts sur leurs prêts défaillants après un délai déterminé. Pour l'aider à mettre au point des formules de rapports mieux adaptées à ses besoins, la banque a fait appel à un consultant indépendant rompu à la programmation informatique et à la gestion d'institutions de microfinance. Elle peut minimiser ce risque en assurant l'adéquation de l'actif et du passif, c'est-à-dire en synchronisant les échéances des dettes et des actifs qu'elles financent. Quel sera le nombre d'utilisateurs ? Ils ne sont normalement pas inclus dans les états financiers audités. Elle permet à l'utilisateur de ne pas avoir à employer les commandes du DOS en lui offrant un environnement plus graphique et plus facile à manier. structures des tables de la base de données, informations à recueillir, règles à appliquer, formats des rapports à produire. La dernière colonne indique les intérêts qui, dans le cas de certains comptes inactifs, continuent de courir. Il est important de suivre l'évolution du POURCENTAGE D’AGENTS DE CRÉDIT DANS LES EFFECTIFS pour s'assurer que l'institution profite d'économies d'échelle en augmentant la proportion des agents de crédit, qui sont essentiellement ceux qui génèrent des revenus25. ? L'ordinateur principal de l'agence compile les transactions de la journée et imprime des rapports. Le tableau 2.2 ci-dessous décrit un plan utilisant un numéro à 10 chiffres subdivisé en quatre groupes, ABCC-DD-EE-FF4, qui permet de suivre le déroulement des opérations par agence, par programme (ou service) et par bailleur de fonds. Il rapportera directement à la direction. Il est possible de porter les données relatives aux principaux comptes sur un graphique pour tracer les tendances mensuelles. Il s'ensuit que, si cette tâche peut être confiée à une seule personne, celle-ci doit en consulter beaucoup d'autres, en particulier les utilisateurs. Bien conduite, elle épargnera bien des ennuis et assurera le succès du processus tout entier. On s'attend en général à ce qu'il existe de parfaites correspondances entre un système informatique de gestion du portefeuille (qui suit les comptes des différents clients), Une institution visant un système souple et peu coûteux ne peut espérer établir des passerelles entre son système de comptabilité et son système de gestion du portefeuille. Erreurs d'exécution relativement peu nombreuses, adapté aux principes directeurs et aux procédures de l'institution, ? Une institution dont les échéances ne sont pas synchronisées risque de devoir modifier la rémunération de ses dettes, par exemple en relevant le taux de rémunération des livrets d'épargne. Les informations jugées pertinentes pour l’organisation doivent être saisies. mise au point du plan de système d'information de gestion. Même quand ses fonctionnalités sont extrêmement complètes, il peut devenir nécessaire d'écrire de longues séquences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables. le réaménagement des espaces de travail, en particulier des guichets ; ? Le rapport donne la liste de tous les crédits actifs figurant dans le dossier d'un agent de crédit, en fournissant, pour chacun, les informations relatives à la période initiale (montant, date de décaissement et échéance), la prochaine échéance et la situation du prêt à la période considérée. Listes des codes utilisés pour désigner l'objet des prêts, ? Identifier précisément les besoins en matière d'information. Qualités d’un système d’information informatisé. en particulier dans les comptes de charges et produits ? En principe, plus l'institution utilisera et connaîtra son système d'information de gestion, plus elle sera en mesure de résoudre les problèmes, et moins l'appui technique sera cher. C'est en fonction de ces facteurs qu'elle doit choisir entre l'installation d'un ordinateur de back-office unique et celle d'un réseau informatique (voir la section consacrée ci-après aux opérations en réseau). Les informations qui y sont incluses sont publiées tous les semestres dans MicroBanking Bulletin. Les actifs à court terme recouvrent les disponibilités et les valeurs mobilières négociables, les comptes clients, les créances, et les stocks qui, pour une activité normale, auront un délai de rotation de 12 mois maximum. ? Copies de tous les formulaires utilisés pour recueillir ? Ces logiciels, qui intègrent souvent de nombreuses options, ont une orientation graphique (ils opèrent généralement sous Windows) et sont bon marché ? Il regroupe les clients qui n'empruntent plus à l'institution parce qu'ils sont mécontents de ses services, qu'ils n'ont plus besoin d'emprunter, que leur demande a été rejetée à la suite de difficultés de remboursement, ou parce que leurs besoins sont devenus trop importants pour pouvoir être satisfaits par l'institution en question. Ce dernier est donc le système le mieux adapté aux besoins actuels des institutions de microfinance, mais il exige un processeur 486 et au moins 16 Mo de mémoire vive pour pouvoir fonctionner correctement. Coût de la formation du personnel (supports et instructeurs, heures supplémentaires, personnel temporaire), ? Le calcul du NOMBRE D’ÉPARGNANTS ACTIFS nécessite de prendre en compte le fait que certains clients sont titulaires de plus d'un compte d'épargne. Pour lutter de manière efficace contre la fraude, il faut à la fois utiliser les options de sécurité du système d'information, appliquer les contrôles internes et responsabiliser l'équipe d'encadrement. 1. 1 Cours Systèmes d’Information Géographique Durée : 55 h Intervenants : Pr.Amadou Tahirou Diaw1-3, Dr Gualbert S. Dorégo2-3, Dr Alla Manga3, Ing.Aminata Diokhané4, Dr El hadji Balla Dièye5-3, Dr Cheikh Mbow1-3, Dr Grégoire Leclerc7-3, Mme Aminata Guèye8, M. Amadou Kâ2-3, M Sabayti Fall9-3. Considérons, par exemple, le numéro de compte 23406-5 : le dernier chiffre (5) sert de contrôle ; il est égal à la somme des chiffres du numéro du compte (2+3+4+0+6 = 15), sans le chiffre des dizaines. Certains logiciels perfectionnés peuvent calculer automatiquement les intérêts courus. Ces informations sont ensuite entrées dans le système et des rapports sont établis et communiqués aux agences qui les comparent avec les informations produites par les systèmes qu'elles tiennent indépendamment pour vérifier l'exactitude des données saisies. Si l'institution n'a pas de liquidités suffisantes, elle ne pourra pas décaisser ses prêts, satisfaire les clients qui souhaitent retirer de l'argent de leur compte d'épargne, payer ses employés ou honorer ses dettes. 8. ration implique une modification du code source, auquel cas la société de services et d'ingénierie informatique lui facturera ses services. Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires, Rapport simplifié destiné aux actionnaires et aux bailleurs de fonds, 3.3.6  Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires. Une analyse des ratios financiers pour chaque agence ? ultérieurement. Les paragraphes suivants décrivent les indicateurs de qualité du portefeuille qu'il est couramment recommandé d'utiliser. ? Toutefois, de nouvelles méthodes de microfinance ont été élaborées au cours des vingt dernières années, qui réduisent le risque et le coût des opérations de prêt aux entrepreneurs et aux ménages pauvres. Éléments d’un système d’information de gestion. Il peut arriver, qu'une section comportant une erreur ne soit que ra- 1. Les dirigeants d'institutions en pleine expansion perdent peu à peu le contact avec les opérations sur le terrain, et réalisent qu'ils ne peuvent gérer correctement leur portefeuille et leurs opérations financières sans une meilleure information. Ces procédures donnent des informations plus fiables sur les comptes des clients si elles sont exécutées quotidiennement, toute irrégularité étant identifiée et corrigée le jour même. De nombreuses institutions, peu satisfaites des caractéristiques et du service après-vente des systèmes de suivi des prêts, ont été amenées à élaborer leur propre logiciel. Là encore, les traitements peuvent être manuels (c’est de moins en moins souvent le cas) ou automatiques (réalisés par des ordinateurs). ? Un système d'information de gestion peut donc utiliser un tableur pour compléter la base de données qui gère l'essentiel des données. Ce chapitre décrit les différentes étapes de l'élaboration et de la mise en place d'un système d'information de gestion. Un nombre croissant d'institutions de microfinance élargissent leur champ d'activité, et leurs responsables sont de plus en plus conscients de la nécessité d'améliorer leurs systèmes d'information. L'institution doit s'assurer de la manière dont deux fonctions essentielles sont exécutées. Quand en revanche les comptes des clients sont informatisés, cette somme est facile à calculer, bien qu'il demeure malaisé de détecter les anomalies et d'effectuer les ajustements. La possibilité de modifier le format des rapports. Les informations stratégiques sont prospectives, prédictives et spéculatives alors que les informations sur /. Pour une étude plus détaillée, voir Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, paragraphe 4.1). Des versions spéciales du logiciel existent en russe et en thaïlandais. Les institutions de microfinance offrant des services d'épargne volontaire et d'épargne obligatoire doivent suivre de près le nombre d'épargnants dans chaque catégorie. Les langages de programmation évoluent parallèlement aux systèmes d'exploitation, DOS, Windows 3.x et maintenant les nouvelles versions de Windows. Les institutions qui demandent à un programmeur ou à une société informatique de créer une base de données adaptée à leurs propres structures doivent avoir conscience des principaux problèmes que peut poser cette opération (voir l’encadré A1.2). », «Vous voulez dire que je pourrais obtenir ces informations chaque semaine ? Les grandes règles à respecter pour élaborer un bon système d'information sont au nombre de trois. Si une personne modifie les données qui figurent dans l'enregistrement, par exemple en modifiant l'encours d'un prêt ou un taux d'intérêt, le total de contrôle cesse d'être valide et le système peut détecter et indiquer l'infraction. Le personnel de terrain a besoin d'informations à plusieurs niveaux. Les indicateurs décrivent deux types d'impact. Un grand nombre d'entre elles peuvent considérer qu'un système élémentaire leur suffit ? Dans tous les cas, la subvention est égale au produit de la moyenne de l'encours de chaque emprunt contracté par l'institution à des conditions concessionnelles par l'écart entre le taux retenu et le taux d'intérêt effectivement payé (figure 1). ou de l'élaboration d'un nouveau système ? Dans tous les cours élémentaires de gestion des entreprises, il est dit que l'objectif final des entreprises commerciales et industrielles (banques commerciales comprises) est de maximiser la richesse des actionnaires en maximisant les bénéfices. Il sert aussi de carte routière lorsqu'il s'agit de relier les données entre elles puisque la totalité des formulaires, requêtes et fiches s'y réfèrent pour stocker ou extraire des informations. Cette adaptation est-elle possible ? 1310 Provisions pour créances douteuses ? Le système de réservation des compagnies aériennes, pour exemple, opère sur un réseau de ce type, qui permet à des opérateurs indépendants d'avoir accès aux mêmes données. Efficiency of Credit-Granting NGOs, Development and Finance, 1996. Cette méthode ne pouvant être appliquée dans les pays qui ne suivent pas ce système, ces retraitements ne sont introduits dans ce manuel que dans le compte de résultat retraité et n'interviennent ni dans le compte de résultat ni dans le bilan que les auditeurs doivent vérifier et approuver. Il est important de bien comprendre ce que recouvrent les principaux comptes pour pouvoir calculer correctement les indicateurs présentés au chapitre 4. Aucun système d'information de gestion n'a encore été jugé idéal par les milieux de la microfinance, en partie du fait de l'absence de normes (voir l'introduction du chapitre 4). La phase 3 peut être la plus longue s'il est décidé, à la phase 2, d'élaborer et de mettre à l'essai un logiciel, que ce soit en modifiant un programme existant ou en en créant un nouveau. Toutes les institutions de microfinance devraient utiliser un système de comptabilité d'engagement pour les dépenses importantes, telles que le paiement des prestations sociales au personnel et des intérêts à payer, qui peuvent n'exiger qu'un versement annuel, car, sinon, leurs états financiers ne donneront pas une image exacte du flux réel des dépenses. Ces cadres de direction doivent pouvoir examiner des données sur l'emploi des ressources pour déterminer si ces dernières sont utilisées comme prévu, en se fondant sur les rapports financiers et les rapports d'activité qui comparent les résultats obtenus aux prévisions et aux objectifs annuels. de crédits. Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success ? Il faut en effet : ? Inclure, dans chaque rapport, des en-têtes et pieds de page permettant d'identifier le document, ainsi que des légendes en fin de texte. Procédures de sauvegarde quotidienne et périodique de réglementation ? Conservation des documents traités. L'institution définit ses besoins, effectue une première évaluation des diverses possibilités, puis prépare un document d'orientation dans lequel elle présente une ligne d'action. Dans cette dernière phase, l'institution examine les tâches qui doivent être accomplies une fois le système élaboré et installé ? Le calendrier du prêt est décrit par la date d'exigibilité du paiement, et par les montants dus au titre du principal et des intérêts. Charge annuelle comptable déterminée par la durée de vie utile de chaque actif. Système d'exploitation (OS) Support de cours sous forme de présentation PowerPoint à télécharger gratuitement sur le système d'exploitation, présentation en 571 diapos. Pour la plupart des prêts, l'indicateur du PORTEFEUILLE À RISQUE pour des périodes déterminées en fonction de la fréquence des remboursements (1 à 7 ou 8 à 14 jours pour les prêts devant faire l'objet de remboursements hebdomadaires, et 1 à 30 ou 31 à 60 jours pour les prêts donnant lieu à des remboursements mensuels, par exemple) satisfait aux trois critères définis plus haut et doit être le principal indicateur employé par le personnel des institutions de microfinance. Une planification prospective et un « surinvestissement » dans l'immédiat peuvent parer à bien des déboires par la suite. TARD PAR AGENT DE CRÉDIT) ainsi que des rapports qui comparent les activités des différents agents de crédit de leur institution (comme le rapport C4 : ÉTAT RÉCAPITULATIF DU PORTEFEUILLE ÀRISQUE PAR. Par exemple, l'association d'un mot de passe aux fonctions des chargés des opérations de caisse pourrait conférer à ces derniers un accès limité aux données ce qui les empêcherait d'approuver des décaissements ou d'ajuster l'encours des prêts. Dans certains cas, ces informations existent déjà sur des fichiers informatiques, mais l'ancien et le nouveau systèmes ne requièrent généralement pas le même type de données ou, du moins, ne les stockent pas de la même manière. L’interaction entre le système et son environnement est possible grâce à des flux d’informations. structure du capital, du respect des normes prudentielles sur l'adéquation des fonds propres et du niveau d'endettement. Il est aussi possible de porter les données relatives aux principaux comptes sur un graphique pour tracer les tendances mensuelles.

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